Solutions d'édition collaborative pour WordPress

À mesure qu'un site Web se développe, davantage de créateurs de contenu sont nécessaires. Avec cela, il y a plus d'itérations d'édition dans les éléments de contenu. Cela conduit à des complications accrues dans le travail collaboratif ou synchronisé. Maintenant, bien qu'il existe encore des outils efficaces comme Google Docs et des vérificateurs de grammaire pour cela, la publication du contenu sur des sites Web reste très éprouvante.

Dans les sections à venir, nous avons expliqué ce qu'est l'édition collaborative, ce qui la rend utile pour vous, les cas d'utilisation associés, les défis pour les éditeurs utilisant WordPress et comment bien faire avec l'édition collaborative WordPress. Si vous avez besoin de publier beaucoup de contenu pour votre site WordPress, cet article vous sera certainement très utile.

Qu'est-ce que l'édition collaborative ?

En termes de collaboration liée au contenu, comme dans notre cas, cela pourrait être considéré comme un acte de plusieurs individus faisant des efforts pour rendre un seul article (ou le travail à publier) sans faille.

Simplifions avec des exemples. Utilisez-vous Google Docs ou Google Sheets ?

Contrairement à un document Word ou à une feuille hors ligne, plusieurs personnes peuvent avoir accès au même document. Ils peuvent voir, éditer, commenter et télécharger des documents selon leurs droits de privilège.

Si une personne est éditeur ou propriétaire d'un document, elle dispose de tous les privilèges liés à l'édition, la suppression, les commentaires, le téléchargement, le changement de nom, etc. Avec le niveau d'accès, la liste des privilèges diminue pour les particuliers.

Cela semble un moyen facile de laisser plusieurs personnes travailler sur le même document. N'est-ce pas ?

Sinon, voyez la manière conventionnelle de l'édition collaborative.

Disons que vous avez créé un document Microsoft Word. Désormais, afin de prendre en compte les suggestions de votre équipe éditoriale, vous enverrez d'abord par e-mail une copie du document à chacun des éditeurs concernés. Tous partageront avec vous des copies séparées du même document avec des commentaires, des modifications et des ajouts. Combiner leurs modifications, résoudre les commentaires et éditer le document demandera alors beaucoup d'efforts.

Après cela, vous devrez renvoyer votre copie modifiée pour le même processus. Plus les itérations sont nombreuses, plus le temps et les efforts seront consacrés à l'édition collaborative conventionnelle.

Ce n'est certainement pas aussi pratique que le premier cas, c'est-à-dire l'édition collaborative via des ressources partagées.

Remarque : La plupart des éditeurs utilisant désormais des documents partagés pour la collaboration, nous parlerons désormais de l'édition collaborative en ligne dans cet article.

Cas d'utilisation de la collaboration

La collaboration en ligne liée aux documents est bénéfique pour les petites comme pour les grandes organisations. Il peut être utilisé dans plusieurs scénarios, tels que :

Discussion et revues éditoriales

La plupart des équipes de création de contenu ont plusieurs niveaux de configuration éditoriale. Cela signifie qu'une ou plusieurs personnes créeront le contenu, qui sera ensuite édité, discuté, rectifié, vérifié et publié par un autre groupe de personnes.

Les documents hors ligne ne servent pas le but, mais augmentent les difficultés pour les personnes impliquées dans ce cas. L'édition collaborative, en revanche, est un sauveur.

Les équipes peuvent utiliser des outils de collaboration en ligne fiables pour travailler en synchronisation. Et tout comme les e-mails sont échangés lorsque des progrès dans le travail éditorial sont réalisés, les gens peuvent utiliser des mentions pour envoyer des notifications via l'application ou l'e-mail de l'outil. Cela signifie que vous n'informerez pas manuellement les autres personnes des progrès réalisés. Ainsi, le processus réduit également le besoin de communiquer dans une large mesure.

Édition fréquente et simultanée

Non seulement les audits de contenu, mais les documents nécessitant une édition fréquente par une ou plusieurs personnes trouveront que l'édition collaborative est une excellente chose pour eux. Que ce soit 2 personnes ou 10, tous pourront voir et éditer en temps réel.

L'édition collaborative de feuilles Excel est l'outil de prédilection pour de nombreux gestionnaires de contenu et spécialistes du marketing traitant avec plusieurs rédacteurs/ressources.

Contrôle de version ou suivi des modifications via plusieurs appareils

Ce n'est pas seulement que l'édition collaborative ne peut pas être (ou n'est pas) utilisée par des individus. En fait, il y a tellement de gens qui utilisent le partage collaboratif pour bien suivre leur travail. Après tout, les outils de collaboration sont excellents pour le contrôle de version.

En utilisant la pratique de l'édition collaborative, on peut rendre son travail / ses documents disponibles pour plusieurs appareils en temps réel. De cette façon, la mobilité et la sécurité ne seront pas votre préoccupation, et les risques de perte/vol de données en raison de dommages physiques sur l'appareil augmenteront également considérablement.

Avantages de l'édition collaborative

Maintenant que vous savez où vous pouvez utiliser l'édition collaborative, discutons de ses avantages pour les équipes et les individus.

Partage et collaboration en temps réel

Contrairement aux documents hors ligne qui sont partagés lorsque vous optez pour, l'édition collaborative vous permet d'apporter des modifications et de partager des commentaires disponibles pour toutes les personnes autorisées. Ainsi, les membres de l'équipe peuvent gérer les problèmes plus rapidement et avoir une discussion plus fructueuse sur des éléments de votre contenu.

Sécurité des données

La plupart des outils de collaboration nécessitent une autorisation pour afficher ou modifier le contenu. Cela protège vos données et votre collaboration. Par exemple : Google Docs nécessite une connexion Google / Gmail, afin d'apporter des modifications ou de collaborer, à condition que vous ayez bien défini les privilèges de modification.

Responsabilité

Les outils d'édition collaborative suivent les modifications apportées par chaque personne, assurant la responsabilité de chacun de vos collaborateurs. Cela vous aidera plus tard à discuter des points pertinents avec la personne concernée sans vous perdre.

Gain de temps et d'efforts dans l'édition et la communication

Échanger des mots sur le contenu sans utiliser la fonction d'édition collaborative pourrait être une tâche intimidante. Il en va de même pour la collaboration sur le document, comme nous l'avons déjà expliqué dans l'article en définissant le terme « édition collaborative ».

Avec l'utilisation de la collaboration en ligne, le temps et les efforts consacrés au processus peuvent être considérablement réduits.

Disponibilité de vos données partout et à tout moment

La disponibilité de vos données sur plusieurs appareils peut être assurée sans compromettre la sécurité des données lorsque votre équipe ou vous seul utilisez des solutions de création et de partage de documents en ligne pour le travail. Vous pouvez simplement vous connecter au compte associé et commencer à travailler de n'importe où.

Collaboration bien maîtrisée

On peut gérer assez facilement les droits d'accès à ses documents grâce à des outils de collaboration en ligne. Vous pouvez décider qui sera en mesure d'afficher, de modifier ou de supprimer le contenu de vos fichiers partagés. Les commentaires, les mentions, le partage de liens et les notifications par e-mail peuvent également être bien gérés.

Défis d'édition collaborative dans WordPress Gutenberg

Dans quel but créez-vous du contenu ?

Si c'est pour WordPress, vous devez déjà avoir rencontré plusieurs problèmes avec l'éditeur Gutenberg autrement efficace. Même après avoir utilisé divers outils de collaboration et de communication, les choses peuvent parfois sembler fatigantes.

En général, lorsqu'ils pensent à travailler en collaboration, les gens sont préoccupés par les éléments suivants :

Problèmes de sécurité et de collaboration en raison du partage de liens

Si vous n'avez pas directement activé la fonction de collaboration pour vos documents, vous devez utiliser un outil en ligne de collaboration dans votre processus éditorial. Le contenu doit ensuite aller dans votre éditeur WordPress, c'est-à-dire Gutenberg.

Dans ce cas, avant d'aller de l'avant, répondez à ceci :

Chaque fois qu'un document doit être partagé avec plusieurs personnes et que vous n'êtes même pas sûr de l'identifiant de messagerie / du compte utilisateur de chacune d'entre elles, que faites-vous ?

Créez un lien pour partager le document avec des droits de lecture seule ou d'édition, n'est-ce pas ?

Eh bien, vous pouvez peut-être voir les modifications apportées et les utilisateurs associés, mais vous ne pouvez pas nier le fait que le partage de liens peut parfois amener des personnes non autorisées et évitables sur vos documents, leur donnant des droits d'accès plus qu'ils ne devraient avoir. C'est certainement une menace pour la sécurité de votre contenu.

Processus de collaboration lourd

Maintenant que vous êtes conscient de la menace de sécurité pour le contenu de votre site Web, vous pouvez former votre équipe pour éviter ce problème. Cependant, il existe un autre problème plus important qui ne peut être évité mais qui doit être traité différemment.

C'est le processus éditorial complexe pour les éditeurs, ou pour les créateurs de contenu.

Imaginez que vous avez écrit un article pour le site Web de votre organisation à Gutenberg et qu'il doit être examiné par votre équipe. Comment allez-vous le partager ?

Soit vous partagerez le lien du document dans votre tableau de bord WordPress pour d'autres utilisateurs, soit vous partagerez le contenu séparément dans le document, en le copiant à partir de la page créée.

Par la suite, le contenu passera par un processus éditorial, c'est-à-dire de multiples itérations et sessions de commentaires, avant de pouvoir enfin être publié.

Vous pouvez également créer un document partageable avec des capacités de collaboration et suivre la même procédure éditoriale que celle indiquée ci-dessus.

Après l'audit final, vous devrez à nouveau ajouter tout le contenu à l'éditeur Gutenberg, l'optimiser par le moteur de recherche, ajouter des images, insérer des légendes, ajouter des méta-descriptions et faire toutes les choses connexes avant de le publier enfin.

Nous savons que c'est un processus long et répété mais aussi une contrainte. Mais que se passe-t-il si nous disons qu'il y a un moyen de s'en sortir ?

Oui, c'est absolument vrai.

Pour simplifier votre vie éditoriale et bien collaborer pour votre processus de création de contenu WordPress, lisez attentivement la section suivante.

Tirer parti de la collaboration dans WordPress – Meilleures solutions

WordPress est un CMS efficace et convivial, sans aucun doute. Mais en même temps, on peut facilement conclure qu'il n'est pas très capable de collaboration éditoriale et de choses connexes. Grâce à sa nature flexible et extensible, nous avons toujours la possibilité d'étendre ses capacités selon nos besoins.

Pour le travail éditorial dans WordPress Gutenberg, ces plugins seront utiles (nous avons gardé le meilleur plugin WordPress pour la collaboration éditoriale pour la fin, alors ne manquez rien de lire 😀🤞) :

Éditeur de rôle d'utilisateur

Ce plugin vous permet de contrôler les capacités des utilisateurs de votre site WordPress. Bien que cela ne résolve pas complètement le problème de la collaboration, il est certainement utile car il permet aux éditeurs de permettre à plusieurs utilisateurs de travailler sur la même page Web / article de blog.

Maintenant, lorsque nous parlons de « droits d'utilisateur », ils sont limités aux autorisations génériques « lecture », « écriture », « suppression » et « modification » mais ont une portée beaucoup plus large. Pour chaque rôle d'utilisateur, il existe plus de 300 autorisations que vous pouvez activer et désactiver. Et si nécessaire, vous pouvez même masquer ou afficher certains rôles d'utilisateur.

Le plugin User Role Editor fonctionne également bien pour les environnements multi-sites.

Cependant, le principal inconvénient demeure. Commenter, c'est-à-dire la « vraie collaboration » ne peut pas être fait en l'utilisant.

TraduirePresse

Si votre site Web est en plusieurs langues et que vous souhaitez garantir la qualité des traductions, la traduction humaine peut toujours être privilégiée. Cependant, si vous le faites dans plusieurs documents, ce ne sera pas une bonne idée. Alors, essayez le plugin TranslatePress.

Il vous permettra de traduire chaque section des pages de votre site Web une par une. Le plugin conserve ces traductions localement sur votre serveur, garantissant ainsi aucun compromis avec la sécurité de vos données.

Plugin de calendrier éditorial

Le plug-in de calendrier éditorial aide les éditeurs à voir tous les brouillons et à planifier les tâches qui s'y rapportent. Par exemple, vous pouvez faire glisser et déposer les brouillons de votre site pour les publier. Pour chaque jour du calendrier, vous pouvez ajouter une date et une note pour vous rappeler ce qui doit être fait .

Avec ce plugin WordPress, les gestionnaires de contenu et les éditeurs pourront gérer facilement le contenu de plusieurs auteurs. La publication peut se faire correctement, en ajoutant une étape d'audit qualité dans votre site.

Alternativement, vous pouvez utiliser le plugin SchedulePress à cette fin.

Multicollab

Multicollab est un superbe plugin qui permettra des capacités similaires à Google Docs dans votre éditeur WordPress Gutenberg. Le plugin ajoute également un centre d'activité à vos pages d'éditeur, afin de vous permettre de suivre les activités sur la page souhaitée à la fois.

En utilisant ce plugin, vous et les collaborateurs autorisés pouvez ajouter des commentaires, répondre aux commentaires, en mentionner d'autres, supprimer des commentaires et modifier des commentaires. C'est une solution de collaboration unique en son genre pour les éditeurs WordPress jusqu'à ce jour.

Avec des éléments d'interface similaires à Google docs, Multicollab sera une aide très simple à s'adapter. Vos éditeurs, collaborateurs, créateurs et autres rôles d'utilisateur se verront attribuer le même type de privilèges pour l'édition collaborative que les privilèges attribués à WordPress pour la publication/la page en cours d'édition.

Ce plugin est actuellement gratuit et on peut facilement faire une démonstration en direct de Multicollab avant de l'installer.

---

Le processus éditorial de WordPress Gutenberg est certes fatiguant, mais essentiel pour l'audit et la gestion de la qualité du contenu. Pour simplifier les choses, les propriétaires de sites Web doivent rechercher des outils collaboratifs fiables, par exemple ceux répertoriés dans cet article. Choisir la bonne aide au travail synchronisé réduira les efforts de rédaction et de publication pour les gestionnaires de contenu, les spécialistes du marketing, les éditeurs, les créateurs et les propriétaires de sites.